Salut,
Barbara92 a écrit :Le poste de secrétaire l'idéal serait de le répartir sur plusieurs personnes car ça va être du boulot.
Le rôle du secrétaire de l'association consiste principalement à rédiger les comptes-rendus des différentes réunions (bureau, éventuellement CA, AG), comptes-rendus qui doivent ensuite être validés par les différents organes concernés (exemple : le compte-rendu de l'AG de l'année n-1 fait généralement l'objet d'un vote d'acceptation lors de l'AG n). Si tu prévois d'autres tâches de nature administrative, comme par exemple envoyer des courriers etc., il n'y a pas de raison pour que cela soit la chasse gardée du seul secrétaire de l'association.
Avant d'être trésorier j'étais webmaster, ce n'est qu'ensuite que j'étais en plus devenu trésorier. En tant que webmaster on m'avait confié l'informatisation de la gestion des membres (que j'avais faite via une base de données mysql accessible sur internet), ce qui m'avait rapidement valu de m'occuper entre autres de l'édition des courriers annuels de demandes de cotisations, puis du suivi du versement correct de ces cotisations avec relances automatiques, etc. Le trésorier précédent n'en pouvant plus de l'être (trésorier), c'était assez naturellement que j'avais repris le flambeau. A ce sujet
il vous faudra également sans doute prévoir un webmaster, un site web ou une page Facebook sont d'excellents moyens de vous faire connaître pour pas cher, tout en vous apportant une certaine respectabilité.
Le poste de trésorier est celui qui me perturbe le +. Selon mes recherches, ses missions sont :
T'emmerde pas avec ça. La tenue de la comptabilité (ce qui consiste en gros à ouvrir les courriers en provenance de la banque pour regarder combien de sous il reste sur le compte) avec établissement annuel des comptes, à destination en particulier de l'AG (qui devra accepter la validité de ces comptes, au même titre qu'elle doit accepter la validité du compte-rendu de l'AG précédente par le secrétaire), c'est tout ce qu'on lui demande dans un premier temps. L'établissement d'un budget prévisionnel n'a de sens qu'à partir du moment où tu disposes de revenus suffisants : par exemple dans l'association dont j'étais trésorier, à 15'000 € de recettes par an en moyenne, le comité (CA) avait décidé que c'était beaucoup trop peu pour se prendre la tête à voter un budget.
Une remarque cependant : il est très souhaitable que dans une association, la signature à la banque ne soit jamais confiée à une personne seule, l'idée étant d'interdire à cette personne seule de faire ce qu'elle veut avec le pognon de l'association. Prévoir par conséquent ce qu'on appelle une "signature à deux", où tout retrait d'argent nécessite la signature de deux personnes. On prend en général le président et le trésorier, mais ça peut être également une signature à deux parmi trois personnes : président + trésorier, président + secrétaire ou trésorier + secrétaire, etc., enfin c'est le genre de service que devrait proposer la banque.
Une telle chose doit être prévue dans les statuts et la banque doit donc conserver une copie de ces statuts (et la demander si on ne la lui envoie pas spontanément). Elle doit également recevoir immédiatement, et conserver, toute information officielle de l'association (comptes-rendus d'AG, de CA...) qui implique une modification de la signature autorisée : si tes statuts disent par exemple que la signature à deux du président et du trésorier est requise, ils ne diront pas qui sont ce président et ce trésorier, seuls les comptes-rendus de l'AG (ou du CA) le lui diront. Et que se passera-t-il en cas de changement de bureau...
Il peut arriver que la banque ne soit pas aussi rigoureuse dans sa conservation des documents ni dans l'application conforme de ce que disent les statuts, ce qui en théorie engage sa responsabilité en cas d'utilisation non statutaire, autrement dit frauduleuse, du compte.
C'est carrément un vrai comptable qu'il nous faut
N'exagérons rien, mais certains rudiments de compta (comment établir un bilan, comment établir un compte de résultat...) ne font pas de mal, cela permet de sortir des comptes normalisés autour d'un plan comptable, ce qui confère à l'association beaucoup plus de sérieux (et par conséquent de crédit) que si elle se contentait de sortir le seul journal de caisse. Il reste que se contenter d'éditer le journal de caisse (un journal de caisse, c'est en gros l'empilement chronologique, jour après jour, des dépenses et des recettes, avec un solde de début et un solde de fin d'exercice : pas bien compliqué, en gros il suffit de photocopier les relevés du compte en banque sur l'exercice...), dans le cas d'une petite association, peut suffire (si les dépenses sont peu nombreuses...). L'idée sous-jacente est de rendre possible la vérification des comptes par un tiers.
Du coup est-ce que toute décision doit passer par l'AG, ou est-ce que le président peut prendre des décisions sans ça ?
L'AG ne se réunit qu'une fois par an, sauf exception plutôt rare. L'idée est que le bureau présente devant l'AG ordinaire (annuelle) les projets pour l'année qui vient, l'AG vote son accord (ou pas, mébon, ne compliquons pas à ce stade
). Si par la suite les actions menées par l'exécutif (bureau) divergent complètement de ce pour quoi l'AG a donné son accord, ce bureau devra de toute façon en rendre compte à l'AG ordinaire suivante, AG qui pourra le cas échéant décider de renverser ces jean-foutres malhonnêtes et d'élire un autre bureau à la place. Dans le cas d'une association avec comité d'administration, c'est volontiers ce CA qui a droit de regard sur tout ça et qui, selon ce que prévoient les statuts de l'association, peut tout à fait décider de dégager le bureau du jour au lendemain pour en mettre un autre à la place. Le truc, c'est que le CA se réunit quand il le souhaite, et pas une fois par an seulement... Au cours de ma vie associative, j'ai ainsi connu deux "révolutions" suivies d'un changement de régime
: être membre du bureau ne signifie pas qu'on l'est à vie, ni encore moins qu'on a les mains libres pour faire ce qu'on veut, il faut toujours rendre des comptes.
D'accord c'est bon à savoir que le changement de statuts soit possible.
Du coup un élargissement de champs d'action est possible aussi ?
Je dirais que oui (du temps où j'y étais, les statuts ont changé deux fois), mais vérifie toujours. La principale difficulté pour changer les statuts, c'est que seule l'AG est habilitée à prendre une telle décision : si tu n'obtiens pas le vote de l'AG, ...
Chaque association a sa culture et sa personnalité : il y en a certaines où les membres ne cotisent que pour le seul plaisir d'être membres et se foutent de la gestion interne, du moins tant qu'elle leur paraît gérée correctement. Et d'autres qui sont déchirées par les querelles intestines, les rivalités, des ambitions contradictoires... Je ne peux rien te garantir sur ce qu'il adviendra de la vôtre
.
A bientôt,
JP.
) ou encore les recettes issues d’événements particuliers : kermesse, buvette, vente de t-shirts, revente de matériel, etc.